Jaka jest rola KPI w działaniu firmy?
KPI porządkują priorytety i synchronizują działania pomiędzy poszczególnymi działami w firmie. Dodatkowo, łączą perspektywę marketingu, sprzedaży, produktu i operacji we wspólnym obrazie postępu. Dzięki temu ten sam wynik jest odczytywany w taki sam sposób, w tym samym rytmie i na podstawie tych samych danych.
W firmie wskaźniki pełnią trzy funkcje naraz:
- umożliwiają bieżące sterowanie działaniami (czy kontynuujemy obrany kurs),
- weryfikują, czy proces działa tak, jak zaplanowano (czy wąskie gardła znikają),
- pomagają rozliczać cele okresowe bez przerzucania się interpretacjami.
Zatem dobrze zdefiniowane KPI zamieniają raporty w skuteczny mechanizm zarządzania, w którym wszyscy widzą to samo, szybciej podejmują decyzje i skuteczniej realizują założone cele.
Różnica pomiędzy KPI a metryką
Metryka opisuje konkretne zjawisko, które odpowiada na pytanie “Co się wydarzyło?” Natomiast KPI wiąże to z celem i wymusza reakcję, czyli “Co robimy dalej?” Właśnie dlatego dobry KPI musi być podatny na wpływ zespołu, liczony w porównywalnych oknach czasu i osadzony w konkretnym procesie decyzyjnym.
Jeśli po odczycie KPI nie da się wskazać następnego kroku, to nie jest on wskaźnikiem kluczowym w procesie, jedynie pomocniczą liczbą.
Jak wybrać i opisać KPI?
Punktem wyjścia w wyborze KPI są cel oraz ścieżka, które do niego prowadzą. Na tej podstawie wybierasz możliwie krótki zestaw mierników. Muszą być na tyle proste, na ile realnie można monitorować i za które ktoś weźmie odpowiedzialność.
Co ważne, każdy KPI warto opisać w jednym miejscu: co dokładnie mierzy, skąd bierzemy dane, w jakim horyzoncie je liczymy, kto odpowiada i przy jakiej wartości uruchamiamy zmianę planu.
Taki opis pełni rolę jednego źródła, do którego odwołują się wszystkie raporty i przeglądy. Jednocześnie metodologia liczenia musi być klarowna; jeśli trzeba ją zmienić, robi się to świadomie, z datą wejścia w życie i krótkim uzasadnieniem, aby ciągłość trendów była zachowana, a porównania miały sens.
Od czego zależy skuteczność KPI?
Skuteczność wskaźników zależy od jakości danych i od regularności przeglądów. Dane powinny pochodzić z uzgodnionego systemu, a zasady przypisywania efektów powinny być z góry ustalone i spójne dla całej organizacji. W przeciwnym razie ten sam wynik będzie interpretowany na kilka sposobów.
Praca z KPI jest to stały cykl, który obejmuje:
- odczyt,
- wniosek,
- decyzję,
- wdrożenie,
- powrót do wskaźnika, żeby potwierdzić efekt zmiany.
Taki schemat sprawia, że wskaźniki sterują podjętym działaniem. Warto też pamiętać o odpowiednim horyzoncie: wskaźniki krótkoterminowe służą do codziennego sterowania, a długoterminowe pilnują kierunku podjętych działań.