Jak napisać ofertę handlową?

Niektórzy przedsiębiorcy starają się pracować wyłącznie na bazie własnych odczuć, przeczucia i umiejętności perswazji w rozmów z klientami. W trakcie negocjacji nie posiłkują się ofertą handlową, co zmniejsza ich wyjściową pozycję. Dlaczego wielu właścicieli firm nie korzysta z ofert handlowych? Ponieważ nie wie, jak takową ofertę napisać. My wyjaśnimy czym jest oferta handlowa i wskażemy, jak napisać ofertę handlową krok po kroku.

Oferta handlowa jest narzędziem, które pomijane jest w procesie marketingowym, w generowaniu sprzedaży. Tak naprawdę stanowi fundament kontaktu z klientami. Niekiedy to właśnie oferta handlowa może przyciągnąć uwagę odbiorcy, będąc ostatnim elementem marketingowej układanki

Co to jest oferta handlowa?

Zanim wskażemy, jak powinna wyglądać przykładowa oferta handlowa, warto przytoczyć definicję tego dokumentu. Jej formę definiuje art. 66 §1 kodeksu cywilnego. Wskazuje on, że ofertą możemy nazwać spisane oświadczenie woli, zawierające elementy istotne dla późniejszego sporządzenia ewentualnej umowy kupna-sprzedaży.

Dokładna definicja oferty według kodeksu cywilnego:

§ 1. Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.

Oferta handlowa powinna zawierać informacje na temat rodzaju umowy między kontrahentami, dane kontrahentów, rodzaj i przedmiot świadczenia, oznaczenie nabywcy, sposób nabycia towaru oraz cenę. Oferta handlowa to dokument skonkretyzowany, w którym kontrahent dostaje czarno na białym informację, za co może płacić, kiedy i ile.

Oferta handlowa i zwykła oferta – najważniejsze różnice

Co ważne, oferta handlowa jest wiążąca. Jeżeli zostanie przedstawiona, kontrahent nie powinien już jej zmieniać jednostronnie, chyba, że zgodzi się na to kupujący. Jeżeli kupujący zaakceptuje przedstawioną ofertę handlową, sprzedający musi się z niej wywiązać.

W przypadku oferty zwykłej sprawa wygląda trochę inaczej. Przedsiębiorca nie ma obowiązku przestrzegać wszystkich elementów wskazanych w takiej ofercie (mogą one ulec zmianie). Ma ona charakter przedstawienia orientacyjnych cen oraz wyboru towaru. Zwykła oferta nie wymaga spełnienia szeregu formalności i nie jest objęta ochroną prawną.

Oferta handlowa, a prawo

Jak wskazaliśmy wyżej, ofertę handlową definiuje art. 66 §1 kodeksu cywilnego. Co ważne, polskie przepisy definiują również kwestię konsekwencji za niewypełnienie założeń oferty handlowej. Wskazują też, komu i kiedy można wysyłać ofertę handlową.

Oferta może trafić wyłącznie do osób, które są nią zainteresowane, jeżeli mówimy o osobach prywatnych. Dotyczy to np. adresów mailowych. Nie możesz przesłać oferty na adres imie.nazwisko@domena.pl, ale masz prawo przesłać taką ofertę na adres kontakt@domena.pl (jeżeli adres mailowy nie pozwala na zidentyfikowanie odbiorcy).

Wynegocjowaną lub wstępną ofertę handlową możesz wysłać także wtedy, jeżeli odbiorca wyrazi zgodę na przesłanie mu takiego dokumentu. Jedną i drugą kwestię opisują przepisy ustawy świadczenia usług drogą elektroniczną oraz o ustawy o ochronie danych osobowych.

Z kolei brak spełnienia założeń oferty handlowej może wiązać się z konsekwencjami natury cywilnej (np. odszkodowanie za niespełnione warunki umowy), a także z karą ze strony odpowiedniego urzędu (np. UOKiK).

Jak przygotować ofertę handlową? Na co zwrócić uwagę?

Przygotowując ofertę handlową skup się na skrupulatnym przedstawieniu sprawy tak, aby wszystkie elementy dokumentu były zrozumiałe. Istotne są konkretne informacje i czytelna forma. Przedstawiając określonemu podmiotowi ofertę handlową, chcesz, aby nabył on produkt lub usługę we wskazanej cenie i ilości. Dbałość o poprawne wykonanie oferty może skłonić potencjalnego klienta do skorzystania z niej.

Co powinna zawierać skuteczna oferta handlowa?

Wbrew powszechnej opinii, oferta handlowa nie jest „umową wstępną”. To nadal narzędzie marketingowe, które pozwala ostatecznie przekonać niezdecydowaną osobę lub organizację do nabycia produktu lub zamówienia usługi.

Z tego względu konieczne jest, aby oferta handlowa zawierała również formy marketingowe, przekonujące odbiorcę o skorzystaniu z oferty. Istotne jest, aby dokument wskazywał na zalety stosowania produktu, pokazywał, jak ten odpowiada na potrzeby klienta i wyróżnia się na tle konkurencji.

Tworząc ofertę handlową wejdź „w buty” odbiorcy, definiując sobie jego konkretne potrzeby. W ten sposób możesz odpowiedzieć sobie na pytanie, jak oferowany przez Ciebie produkt lub usługa może je zaspokoić.

Struktura oferty handlowej

Niezależnie od rodzaju dokumentu, są elementy oferty handlowej, które są niezmienne i stałe. Jak wygląda poprawna struktura oferty handlowej? Co powinna zawierać taka oferta?

• Tytuł i wstęp – konkretny, krótki, ale jednocześnie przyciągający uwagę. Powinien jasno określać cel przedstawienia oferty.
• Dokładny opis produktu lub usługi – w tym fragmencie musisz podać dokładną specyfikację produktu, liczbę produktów zawartych w ofercie, a także informacje o zastosowaniu.
• Korzyści wynikające z nabycia produktu – elementem oferty powinny być zalety produktu i korzyści wynikające z jego zastosowania. Warto tu odnosić się do zaspokajania potrzeb użytkowników i punktowania wad produktów konkurencji (bez wskazywania konkretnych firm).
• Cena, warunki płatności – koniecznie w ofercie musisz określić cenę produktu, ewentualne rabaty, sposób płatności (np. ratalny) i czas na zapłatę w przypadku skorzystania z oferty.
• Warunki dostawy, termin realizacji – to część, w której wskazany jest czas dostawy produktu, sposób dostawy, ewentualne dodatkowe usługi (np. wsparcie w instalacji produktu) oraz czas na realizację zamówienia.
• Termin ważności oferty handlowej – to określenie tego, jak długo oferta będzie ważna. Z jednej strony warto zadbać, aby odbiorca miał czas do rozważenia dokumentu, a z drugiej – czasu nie może być za wiele, aby zachęcić do szybszej i pozytywnej decyzji.
• Dane do kontaktu – chodzi o konkretne dane o wystawiającym ofertę, z krótką wizytówką i danymi kontaktowymi do konkretnego przedstawiciela handlowego, który może przeprowadzić przez proces zamówienia.

Gotowy wzór oferty handlowej – czy warto z niego korzystać?

W sieci dostępne są gotowe wzory ofert handlowych. Wystarczy pobrać dokument, uzupełnić wskazane rubryki treścią i już. Można wysyłać ofertę do potencjalnych klientów. Takie rozwiązanie ma zalety i wady.

Otóż oferta zindywidualizowana, przygotowana przez konkretnego copywritera ma wyższą skuteczność i sprawia, że potencjalny klient czuje się doceniony. Lepiej jest przygotować dokument oparty o potrzeby konkretnych odbiorców, aby dokładniej wskazać, dlaczego warto używać danych produktów. To pozwala też zwiększyć skuteczność sprzedaży.

W przypadku oferty ze wzorów zaletą jest dużo szybszy czas przygotowania oferty i brak kosztów związanych z opłaceniem copywritera. Niestety, gotowe wzory ofert handlowych charakteryzują się niską skutecznością sprzedażową. Nie jest więc wskazane korzystanie z takich ofert, jeżeli naprawdę zależy Ci na pozyskaniu konkretnego klienta.

Przygotowanie oferty handlowej – najczęstsze błędy

Mniej zorientowani w handlu przedsiębiorcy przygotowują oferty handlowe, które zawierają wiele błędów. Do najpopularniejszych zaliczymy m.in. błędy merytoryczne, językowe, brak wyżej wskazanych elementów prawidłowej struktury, a także wprowadzanie klienta w błąd – celowe lub nie.

Jakie są najczęstsze błędy w przygotowywaniu oferty handlowej?

• Używanie skomplikowanego języka, często branżowego, niezrozumiałego dla mniej doświadczonego klienta.
• Stosowanie ogólnych stwierdzeń, bez skonkretyzowanych danych i informacji, które mogą pomóc w podjęciu określonej decyzji.
• Wprowadzanie klienta w błąd, poprzez wykorzystanie mało precyzyjnych określeń.
• Wykorzystanie informacji, które nie powinny znaleźć się w ofercie handlowej, a także podawanie zalet i zastosowań produktu, które nie są powiązane z danym produktem.

Cele i korzyści wynikające z oferty handlowej

Celem oferty handlowej jest zwiększenie sprzedaży produktu, poprawa wizerunku marki, budowanie relacji bezpośrednich z klientami, a także stworzenie fundamentów pod przewagę konkurencyjną na rynku. Dzięki ofercie handlowej, możesz nie tylko szybciej sprzedać produkt, ale też zyskać lojalnego klienta, który zdecyduje się na dokonanie kolejnych transakcji.

Pamiętaj, że skuteczna oferta handlowa musi być przygotowana przez profesjonalistę, który zna język marketingowy, wie, jak „sprzedać” produkt, ale też potrafi utożsamiać się z potrzebami użytkownika. Do realizacji oferty handlowej warto jest zatrudnić profesjonalnego, doświadczonego copywritera.