Jak rozpocząć e-maila?

Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo

Dobrym wyborem zawsze będzie grzecznościowy zwrot do adresata: Szanowna Pani, Szanowny Panie. Wyraża on szacunek wobec odbiorcy wiadomości, a także posiada oficjalny charakter. Co jednak, gdy nie znamy płci adresata? Wtedy możemy skorzystać z uogólnionej formy - Szanowni Państwo.

Oficjalne e-maile można rozpocząć również od zwrotów, w których przywołujemy stanowisko służbowe lub stopień naukowy adresata np. Panie Dyrektorze, Panie Profesorze, Pani Doktor itd. O ile oczywiście posiadamy wiedzę w tym temacie. W innym wypadku lepiej nie ryzykować i pozostać przy bezpiecznym zwrocie Szanowny Panie.

W których elektronicznych wiadomościach najlepiej stosować wspomniane zwroty? W tzw. ważnych e-mailach, czyli w oficjalnej korespondencji skierowanej do urzędów, władz szkoły czy uczelni, do firm - w przypadku przesyłania CV i listu motywacyjnego. Forma ta będzie również odpowiednia w przypadku, gdy wysyłamy e-mail do osoby, której nie znamy.

Pani Aniu, Panie Piotrze, czyli skracamy dystans

Od takich słów zazwyczaj rozpoczynają się e-maile służbowe - głównie w większych firmach, w których duża liczba personelu, a często także ograniczony kontakt nie pozwalają nawiązać bardziej bezpośredniej relacji. Ten zwrot wykorzystujemy w sytuacjach, gdy chcemy skrócić dystans dzielący nas od adresata wiadomości. Dlatego w przypadku delegowania zadań podległemu pracownikowi forma Szanowna Pani - która wyraża oficjalną prośbę - byłaby zdecydowanie przesadna. Dlatego też w środowisku pracy zwroty Pani Aniu czy Panie Piotrze będą o wiele bardziej adekwatne.

Dzień dobry - na dobry początek

E-mail może również rozpoczynać się od przywitania Dzień dobry. Ten zwrot używany jest bardzo często w oficjalnej korespondencji, ponieważ ma on nieco swobodniejszy charakter niż oficjalny ton Szanowni Państwo. Językoznawcy są zdania, że to odpowiednia forma przywitania w e-mailu, ponieważ posiada neutralny charakter i jednocześnie jest wyrazem uprzejmości.

Witam, Witam serdecznie - dlaczego nie?

Swojego czasu wybuchła prawdziwa burza w internecie na temat tego słowa. Językoznawcy uznali, że Witam albo Witam serdecznie - nie powinno być używane w korespondencji o charakterze oficjalnym z kilku ważnych względów:

• po pierwsze: to powitanie jest używane w bezpośrednim spotkaniu, podczas którego gospodarz wita serdecznie odwiedzającego go gościa;
• po drugie: słowo witam jest nacechowane pozytywnie, wyraża radość ze spotkania; w przypadku oficjalnego e-maila taka poufałość jednak nie powinna mieć miejsca;
• po trzecie: wyrażenie Witam lub Witam serdecznie odnosi się do sytuacji, w której pomiędzy rozmówcami występuje stosunek podległości w relacji szef - pracownik, dyrektor - uczniowie, moderator konferencji naukowej - uczestnicy; Witam jest zarezerwowane dla osoby, która w tej relacji posiada nadrzędną pozycję.

Zwolennicy stosowania wyrażenia Witam w oficjalnych e-mailach podkreślali, że ma ono uniwersalne znaczenie, wypośrodkowany charakter - nie jest ani za bardzo sztywne, ani też zbyt swobodne. Ponadto Witam można wykorzystywać w korespondencji - niezależnie od pory dnia (w odróżnieniu do kwestionowanej przez nich formy Dzień dobry). Dlatego też nadal wiele e-maili o oficjalnym charakterze rozpoczyna się błędnie - od słów Witam serdecznie.

Reasumując, jeżeli pracujemy nad wiadomością o formalnym charakterze, warto postarać się, aby nadać jej początek zgodny z panującymi standardami oficjalnej korespondencji elektronicznej. Adresat, który odczyta wiadomość, z pewnością dostrzeże nasze profesjonalne podejście.