Zwroty grzecznościowe w mailu

Wiadomości e-mail stały się jednym z podstawowych środków komunikacji wykorzystywanej w biznesie i innych kontaktach formalnych. To właśnie mailem bardzo często wysyłamy CV i listy motywacyjne podczas aplikacji na nowe stanowisko pracy, zapytania ofertowe do aktualnych i potencjalnych kontrahentów czy klientów. W ten sposób kontaktujemy się ze współpracownikami z zespołu, kadrą menadżerską, kierownikami działów. Często za pośrednictwem poczty elektronicznej dopełniamy również wielu formalności urzędowych. Jak zaczynać maile formalne? Jakie zwroty grzecznościowe w mailu i liście będą najlepsze? Jak zakończyć email? Dzisiaj na naszym blogu postanowiliśmy odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania. Przeczytaj i uniknij drobnych błędów oraz poważniejszych wpadek.

Zwroty grzecznościowe w mailu – jak zaczynać maile?

Zwroty grzecznościowe w liście były usystematyzowane. W korespondencji formalnej od lat wykorzystywane są 3 podstawowe formuły:

• „Szanowna Pani”,
• „Szanowny Panie”,
• „Szanowni Państwo”.

Na zakończenie wykorzystuje się formułę „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”. A jak to wygląda w przypadku korespondencji elektronicznej? Jak zaczynać maile? Tutaj również warto rozpocząć od formuły powitalnej. Język, który zastosujemy świadczy o naszej kulturze i szacunku do odbiorcy, dlatego warto unikać zbyt potocznego stylu.

Mail formalny budzi wiele niedomówień, ponieważ wiele osób kontakty w sieci uważa za mniej sztywne niż osobiste czy urzędowe. Najbardziej oficjalna forma zaczerpnięta jest z korespondencji papierowej. Formuły „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” stosowane są głównie w bardzo oficjalnych kontaktach. Można je zastosować np. w korespondencji z urzędami lub podczas kontaktu z osobami na nadrzędnym dla nas stanowisku. Niektórzy rekruterzy zalecają również, aby sprawdzić, kto odpowiedzialny jest za proces analizy aplikacji i zwrócić się do niego w ten sposób w wiadomości wysyłanej wraz z CV, listem motywacyjnym i referencjami. Takie formuły grzecznościowe w korespondencji elektronicznej pozwalają okazać szacunek. Ich stosowanie polecają znani polscy językoznawcy, którzy uchodzą za autorytet w dziedzinie nauk humanistycznych – profesor Jerzy Bralczyk oraz profesor Mirosław Bańko.

Jak zaczynać maile służbowe do współpracowników, osób z tej samej firmy, kontrahentów lub klientów? Uniwersalnym przywitaniem jest „Dzień dobry”, które zawsze zostanie dobrze odebrane. Wiadomości do osób, z którymi pracujemy lub współpracujemy na co dzień z powodzeniem można rozpocząć formułami: „Pani + imię” oraz „Panie + imię” (np. „Pani Anno”, „Panie Adamie”). Do przełożonych możesz zwracać się formułą „Panie / Pani  + zajmowane stanowisko” (np. „Panie Dyrektorze”, „Pani Dyrektor”). Ten zwrot grzecznościowy stosowany jest także na uczelniach („Panie Profesorze”, „Pani Doktor” itp.). Pamiętaj jednak, że oficjalne tytuły zawsze należy pisać wielką literą.

Mail formalny – jaki powinien być jego układ i treść?

Mail formalny ma spełniać konkretny cel, dlatego powinien być bardziej usystematyzowany niż wiadomości przesyłane do rodziny czy znajomych. Przede wszystkim warto zadbać o jego przejrzystość, aby komunikat był w pełni jasny dla odbiorcy. Warto pamiętać, że niektóre osoby dziennie dostają bardzo dużo służbowych wiadomości, dlatego najlepiej pisać zwięźle i możliwie jak najkrócej (ale nie pomijając przy tym żadnych istotnych informacji, które chcemy przekazać).

Idealny mail formalny powinien zawierać:

• temat – w oficjalnej korespondencji nie można go pomijać. To on mówi bowiem odbiorcy, czego dokładnie dotyczy nasza wiadomość, pomaga usystematyzować mu przesyłane e-maile oraz szybko je odnaleźć, aby odpowiedzieć np. po przeanalizowaniu oferty lub przesłanych dokumentów czy uzyskaniu akceptacji osób nadrzędnych (kierownika działu, menadżera, dyrektora itp.). Warto pamiętać, że wielu adresatów w ogóle nie otwiera wiadomości bez tytułów traktując je jako spam. Jaki jest idealny temat? Powinien on w klarowny sposób mówić, czego dotyczy nasz przekaz (np. „W sprawie faktury za styczeń 2023”, „Rachunek do podpisania” czy „Najnowszy katalog z ofertą druku wizytówek”),
• przywitanie – wykorzystaj oficjalne zwroty grzecznościowe w korespondencji elektronicznej, które przedstawiliśmy powyżej,
• właściwą treść – mail formalny musi być przejrzysty, czytelny i w pełni zrozumiały. Dużą wagę przyłóż do poprawności językowej (ortografia, stylistyka, gramatyka, interpunkcja). Po napisaniu zawsze dokładnie przeczytaj wiadomość, popraw ewentualne błędy, literówki, brak kropek i przecinków, przypadkowe podwójne spacje. Niechlujność źle świadczy o Tobie i może zostać odebrana jako brak profesjonalizmu czy szacunku do odbiorcy. Nie mieszaj wątków. Dłuższe wypowiedzi możesz przedstawić w postaci listy numerowanej czy punktowanej. Pamiętaj także, aby utrzymywać spójny styl (gdy zaczynasz e-mail od słów „Szanowny Panie” utrzymaj oficjalny ton do końca wiadomości),
•  formułę pożegnalną,
• podpis nadawcy – nie rezygnuj z niego pomimo tego, że Twoje imię i nazwisko i tak figuruje już w adresie e-mail. W oficjalnej korespondencji warto dopisać także pełnione stanowisko i nazwę firmy lub instytucji (np. Anna Kowalska Asystentka Biura Finanse Sp. z o.o.). W wielu firmach pracownicy otrzymują swoją elektroniczną wizytówkę, co znacznie ułatwia im pisanie maili formalnych.

Jak zakończyć e-mail?

Zastanawiasz się, jak zakończyć e-mail formalny? Pamiętaj, że zwroty grzecznościowe muszą być spójne, dlatego pożegnanie utrzymaj w tym samym tonie, co powitanie. Gdy swoją wiadomość rozpoczynasz słowami „Szanowni Państwo”, „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”, na końcu e-maila napisz „Z wyrazami szacunku” bądź „Z poważaniem”. Pamiętaj, że po tych formułach nie stosuje się znaków interpunkcyjnych (kropki bądź przecinka). Gdy piszesz kolejne maile w tej samej korespondencji (z zachowaniem poprzednich wiadomości nadawcy i odbiorcy), możesz zrezygnować z formuł pożegnalnych („Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku). Taką korespondencję traktuje się bowiem jako kontynuację jednej rozmowy.

W oficjalnych komunikatach unikaj formuły „Pozdrawiam”. Swoją wiadomość możesz zakończyć również samym podpisem.

Co ze skrótami i emotikonami?

E-mail formalny to oficjalna korespondencja, która musi być utrzymana w takim właśnie tonie. Podczas kontaktów unikaj skrótów, które stosuje się głównie w mowie, a nie piśmie.

W czasach ogromnej popularności Social Mediów przyzwyczailiśmy się do stosowania emotikonek. Uśmiechnięte buźki, kciuki w górę i inne znaczki graficzne cieszą się ogromną popularnością wśród użytkowników Facebooka. Wiele osób przenosi je także na inne kontakty. W formalnych wiadomościach e-mail lepiej jednak z nich zrezygnować. Mogą one bowiem zostać odebrane jako nieco infantylne czy niepoważne, dlatego zarezerwuj je do kontaktów prywatnych.

Przykładowy email formalny

Nie wiesz, jak napisać email, który będzie czytelny i zostanie dobrze odebrany przez odbiorcę? Poniżej przedstawiamy przykładowy email formalny, który może stać się cenną inspiracją pomagającą przygotować wiadomość według obowiązujących reguł i zostać dobrze odebranym przez adresata.

Szanowna Pani Profesor,

uczęszczałam na prowadzone przez Panią w tym semestrze akademickim zajęcia: „poetyka z elementami teorii literatury”. Niestety powody zdrowotne uniemożliwiły mi pojawienie się na ostatnich zajęciach i napisanie testu końcowego.

Czy istnieje możliwość zaliczenia zajęć na dyżurze u Pani Profesor w przyszłym tygodniu w piątek (16:00 – 17:30)?

Z poważaniem

Katarzyna Kowalska